Doręczenie pisma osobie prawnej, czy na pewno skuteczne?

Czy można uznać za skuteczne doręczenie pisma w siedzibie spółki osobie nieposiadającej upoważnienia do odbioru korespondencji?

Zgodnie z art. 151 § 1 Ordynacji podatkowej (dalej O.p.), osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności:

Osobie upoważnionej do odbioru korespondencji lub prokurentowi.

Pismo można doręczyć również w siedzibie organu podatkowego, oraz na wniosek strony, na wskazany przez nią adres skrytki pocztowej.

Zgodnie z art. 146. § 1. O.p. w toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego.

Niedopełnienie tego obowiązku, w przypadku doręczenia pisma za pośrednictwem operatora pocztowego, powoduje, że pismo uważa się za doręczone pod dotychczasowym adresem po upływie 14 dni od dnia awizowania przesyłki.

Podobne uregulowania w zakresie doręczeń zawiera również Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego (dalej Kpa) w art. 44 – 45.

W zdecydowanej większości przypadków organy podatkowe stosują przepisy Ordynacji podatkowej.
Wyjątkiem jest egzekucja administracyjna, a to za sprawą art. 18 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (dalej u.p.e.a.), który w sprawach nieuregulowanych tą ustawą odsyła nas do przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.

W kwestii doręczeń, niezależnie od powołanych podstaw prawnych,  stanowisko sądów administracyjnych jest jednomyślne:

Za osobę upoważnioną do odbioru pism należy rozumieć nie tylko osobę, która ma specjalne upoważnienie, ale również każdą osobę, która ze względu na funkcję wykonywaną w organizacji adresata jest regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbioru pism, np. pracownik kancelarii (biura), portier, członek zarządu (administracji), gdyż to, kto jest osobą upoważnioną zależy od wewnętrznego podziału funkcji w określonej jednostce, a może wynikać także z przyjętej praktyki. W sytuacji, gdy jednostka organizacyjna nie posiada obsługi, która zwyczajowo zajmuje się wysyłaniem i odbiorem korespondencji (sekretariat, biuro), a żaden z pracowników funkcjonujących w siedzibie jednostki organizacyjnej nie został formalnie upoważniony do odbioru korespondencji, za prawidłowe należy uznać doręczenie pisma do rąk pracownika uprawnionego do sprawowania bieżącej obsługi firmy, załatwiania zwykłych spraw związanych z funkcjonowaniem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. To obowiązkiem jednostki organizacyjnej jest takie zorganizowanie odbioru pism, by odbioru dokonywała osoba upoważniona 
(wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 sierpnia 2018 r. sygn. akt. II FSK 2243/16).

oraz

Na gruncie tego przepisu (art. 151 § 1 op – przyp. autor) powszechną akceptację w orzecznictwie zyskał pogląd, że w sytuacji gdy pod adresem spółki została odebrana skierowana do niej korespondencja, to na spółce ciąży obowiązek wykazania, że powyższy dowód doręczenia nie potwierdza tego faktu oraz, że obowiązkiem osoby prawnej jest takie zorganizowanie odbioru korespondencji, by w jej siedzibie dokonywała tego osoba upoważniona (tak m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia z dnia 25 kwietnia 2017 r. I FSK 1665/15). W judykaturze podkreśla się przy tym, jak słusznie wskazał organ w odpowiedzi na skargę, że listonosz nie ma obowiązku legitymowania osoby, której doręcza pismo przeznaczone dla osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Wystarczy, że na uprawnienie danej osoby do odbioru korespondencji wskazują okoliczności towarzyszące doręczeniu, w tym m.in. dysponowanie odpowiednią pieczęcią i podpisanie dowodu doręczenia
(postanowienia NSA z 17 maja 2006 r.: I FSK 1208/05 oraz z 11 września 2012 r.: I FSK 789/12).

Jak widać z powyższych sentencji, trudno jest podważyć przed sądem prawidłowość doręczenia pisma.

Kto powinien udowodnić, że pismo nie zostało właściwie doręczone?

Oczywiście spółka.

Doręczenie w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym

Od 30 lipca 2020 r. sytuacja zobowiązanego w postępowaniu egzekucyjnym w administracji  jeszcze bardziej się skomplikowała.

Stało się tak za sprawą ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r. poz. 2070), która zmieniła art. 36 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Zgodnie z art. 36 § 3 ustawy u.p.e.a. w przypadku niewykonania w całości obowiązku podlegającego egzekucji administracyjnej zobowiązany ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić o zmianie adresu miejsca zamieszkania lub siedziby:

1) wierzyciela – po doręczeniu upomnienia;

2) organ egzekucyjny – po doręczeniu odpisu tytułu wykonawczego.

Zgodnie z art. 36 § 4. u.p.e.a. w razie niewykonania obowiązku zawiadomienia, o którym mowa w § 3, doręczenie pisma wierzyciela lub organu egzekucyjnego pod dotychczasowym adresem jest skuteczne. O obowiązku zawiadomienia, oraz o skutkach jego niewykonania poucza się zobowiązanego, doręczając mu odpowiednio upomnienie lub odpis tytułu wykonawczego.

I tu pojawia się pewien problem.

Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, w kwestii doręczeń, odsyła nas do przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego  nakładając jednocześnie na spółkę obowiązek informowania o zmianie adresu.

Czy zwrot pisma do urzędu z adnotacją operatora pocztowego „zwrot – adresat wyprowadził się” organ egzekucyjny potraktuje, jako skuteczne doręczenie pisma?

Dotychczas, w takich sytuacjach organy administracji publicznej składały reklamację do Poczty Polskiej S.A. w związku z nieprawidłową próba doręczenia. Powoływały się przy tym na cytowane na wstępie przepisy Ordynacji podatkowej, lub na art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego zgodnie z którym:

w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:

1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;

2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.

Art. 44 § 2 Kpa -  Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

Art. 44 § 3 Kpa - W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Art. 44 § 4 Kpa - Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Jak zatem powinien zachować się wierzyciel lub organ egzekucyjny po 29 lipca 2020 r. w sytuacji, gdy operator pocztowy zwróci mu pismo z adnotacją „zwrot – adresat wyprowadził się”?

Kuszące (bo mniej pracochłonne) dla organu egzekucyjnego będzie uznanie pisma za doręczone – zobowiązany przecież nie zawiadomił o zmianie adresu miejsca zamieszkania lub siedziby. 

Wciąż jednak obowiązują przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące doręczeń, czyli konieczność reklamowania wadliwie doręczonej przesyłki.

O tym, jak istotne jest prawidłowe doręczenie pism w postępowaniu egzekucyjnym w administracji pisaliśmy niejednokrotnie na łamach naszej Poradni Egzekucyjnej.

Pamiętajmy, że organ egzekucyjny wszczyna i prowadzi postępowanie egzekucyjne korzystając głównie z usług operatora pocztowego, czyli poprzez doręczenia pism właśnie.

O tym, czy pismo zostało doręczone prawidłowo dowiemy się poprzez samodzielną analizę akt egzekucyjnych – do czego zachęcamy.

Potrzebujesz więcej informacji z zakresu egzekucji administracyjnej? 

Napisz do nas na kontakt@egzekutywni.pl

Bezpiecznej egzekucji życzy zespół egzekutywni.pl

Kontakt z autorem: +48 794 960 221

Może to Cię zainteresuje?

Czy wiesz, że...

Dla zobowiązanego istotne jest, by wszczęcie egzekucji skierowane było na aktualny adres. Doręczenie takie, w ocenie Ministerstwa Finansów, stanowi gwarancję tego, że żadne prawa zobowiązanego nie zostaną naruszone.

Za osobę upoważnioną do odbioru pism należy rozumieć nie tylko osobę, która ma specjalne upoważnienie, ale również każdą osobę, która ze względu na funkcję wykonywaną w organizacji adresata jest regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbioru pism.

Obowiązkiem jednostki organizacyjnej jest takie zorganizowanie odbioru pism, by odbioru dokonywała osoba upoważniona.

© Copyright by egzekutywni.pl

Serwis informacyjny z zakresu egzekucji administracyjnej. Publikacje nie mogą być traktowane jako czynności doradztwa podatkowego.