Czynności sprawdzające oraz kontrola podatkowa „pomagają” organom podatkowym ustalić wysokość zobowiązań podatkowych.

Różnią się stopniem sformalizowania, celem oraz uprawnieniami organów podatkowych. W szczególności, w zakresie gromadzenia dowodów w sprawie podatkowej.

Jak wygląda idealna weryfikacja zobowiązań podatkowych?

Deklaracja podatkowa – czynności sprawdzające – kontrola podatkowa - postępowanie podatkowe.

Idealna procedura, nie oznacza, że zwykle stosowana. Organom podatkowym zdarza się pominąć czynności sprawdzające lub kontrolę podatkową i wszcząć postępowanie podatkowe bezpośrednio po złożeniu deklaracji podatkowej.

Czynności sprawdzające

Czynności sprawdzające to procedura uregulowana w dziale V Ordynacji podatkowej.
Cechuje je niski stopień sformalizowania – brak formalnego wszczęcia oraz zakończenie czynności.
Organami uprawnionymi do prowadzenia czynności sprawdzających są wyłącznie organy podatkowe pierwszej instancji.
Czynności sprawdzające zwykle poprzedzają kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe.

Organy podatkowe dokonują czynności sprawdzających w celu:

• sprawdzenia terminowości składania deklaracji, wpłacania podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów;
• stwierdzenia formalnej poprawności dokumentów;
• ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
• weryfikacji wydatków i przychodów (dochodów) opodatkowanych lub nieopodatkowanych - w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w źródłach ujawnionych lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
• weryfikacji danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej;

W tym celu organ podatkowy uprawniony jest do:

• korygowania deklaracji (korekta do 5000 zł),
• żądania od instytucji finansowych informacji o zdarzeniach stanowiących podstawę do skorzystania przez podatnika z ulg podatkowych,
• wezwania do złożenia wyjaśnień – przedłożenia dokumentów na podstawie których podatnik skorzystał z przysługujących mu ulg podatkowych lub uzupełnienia deklaracji,
• oględzin lokalu mieszkalnego lub części tego lokalu, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji, oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe.

Czynności sprawdzające nie służą do załatwiania kwestii spornych pomiędzy podatnikiem składającym deklarację a organem podatkowym.

Kontrola krzyżowa, czyli czynności sprawdzające u kontrahenta

Organ podatkowy, w związku z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową, może zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności.
Zakres działania organu podatkowego dokonującego czynności sprawdzających u kontrahenta jest mocno ograniczony. Organ w tym przypadku nie ma podstaw do przeprowadzenia postępowania dowodowego, nie może wymuszać na kontrahencie oświadczeń bądź wyjaśnień, które dotyczyłyby badanych dokumentów.

Jakich dokumentów może żądać organ podatkowy?

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach Sygn. akt III SAB/GL28/15

Kryterium wytyczającym zakres czynności sprawdzających jest związek żądanych dokumentów z kontrolą u podatnika. Artykuł 274c (ustawy Ordynacja podatkowa) wskazuje wprost na uprawnienie organu do żądania od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą, przedstawienia "dokumentów" w zakresie objętym kontrolą, a więc i takich, które pozwolą na weryfikację, czy podatek VAT należny wynikający z faktur został rozliczony przez kontrahenta (i ewentualnie dokonania innych niezbędnych czynności), celem ustalenia niebudzącego wątpliwości stanu faktycznego w kwestii rzetelności faktur, czyli tego, czy dokumentują rzeczywiste transakcje.

Kontrola Podatkowa

Kontrola podatkowa ma ustalić, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrola podatkowa dostarcza organom podatkowym materiału dowodowego, pomocnego w później przeprowadzanym postępowaniu podatkowym.

Dlaczego przeprowadzenie kontroli podatkowej jest tak ważne dla urzędu?

Wszczęcie postępowania podatkowego z pominięciem kontroli zamyka organom podatkowym drogę do korzystania z takich uprawnień, jak żądanie złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.

Kontrola podatkowa ważna dla urzędu, ale uciążliwa dla przedsiębiorcy.

Ustawa Prawo przedsiębiorców (dalej Pp) oraz zmiany w ustawie Ordynacja podatkowa (dalej Op) miały wyeliminować niepotrzebne kontrole podatkowe. Czy tak się stało?

W zakresie kontroli działalności gospodarczej podatnika będącego przedsiębiorcą, art 291c Op odsyła nas do ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.
Zgodnie z art. 47 Pp kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe.

O ocenie ryzyka podatnika VAT pisaliśmy 

Zarówno wszczęcie jak i zakończenie kontroli podatkowej są mocno sformalizowane.
Wszczęcie odbywa się za okazaniem upoważnienia do kontroli, zaś jej zakończeniem jest protokół z kontroli.

W ramach kontroli podatkowej można przeprowadzać te same dowody co w toku postępowania podatkowego.

Kontrola podatkowa nie kończy się wymiarem podatku. Jej ustalenia stanowią przesłankę do wszczęcia postępowania podatkowego.

Zasada jednokrotności, czyli teoretyczny zakaz ponownej kontroli.

Zgodnie z art. 282a § 1 Op
w zakresie spraw rozstrzygniętych decyzją ostateczną organu podatkowego kontrola podatkowa nie może być ponownie wszczęta;

Zgodnie z art. 58 Pp
organ kontroli nie przeprowadza kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.

Obydwie ustawy przewidują liczne wyjątki:

Ustawa Ordynacja podatkowa

Przepisu 282a § 1 nie stosuje się, jeżeli kontrola podatkowa jest niezbędna dla przeprowadzenia postępowania w:

• sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną;
• związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny;
• sprawie stwierdzenia nadpłaty.

Ustawa Prawo przedsiębiorców

Przepisu 58 ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy:

• kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą;
• ponowna kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu lub wykonania decyzji lub postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania związanego ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą;
• organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie, że uprzednio zakończona kontrola została przeprowadzona z naruszeniem prawa mającym wpływ na wynik kontroli lub dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe lub protokół kontroli został sporządzony w wyniku przestępstwa;
• po sporządzeniu protokołu kontroli z poprzedniej kontroli wyszły na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody nieznane organowi administracji lub państwowej jednostce organizacyjnej w chwili przeprowadzenia kontroli, w tym wskazujące na wystąpienie nadużycia prawa.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej

Zgodnie z art. 282b Op organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej sporządzone jest wg wzoru określonego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Stanowi to pewną gwarancję ochrony interesów zobowiązanego umożliwiając mu przygotowania się do kontroli.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera:

• oznaczenie organu;
• datę i miejsce wystawienia;
• oznaczenie kontrolowanego;
• wskazanie zakresu kontroli;
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Termin wszczęcia kontroli podatkowej

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Dlaczego nie warto zalegać w egzekucji?

Zgodnie z art. 282c Op nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Katalog wyjątków od zasady zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej znajdziemy w art. 282c Op.
Wyjątki od zasady zawiadomienia mogą dotyczyć przedmiotu kontroli, lub też wiązać się z historią zobowiązanego.

W praktyce, kontrole bez zawiadomienia dotyczą:

• zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
• żądania organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
• opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
• niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
• ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,
• kontrolowanego, który został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegające na utrudnianiu kontroli,
• kontrolowanego, który nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby, albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Kontrola podatkowa w trybie nagłym

Ten typ kontroli również odbywa się bez uprzedniego zawiadomienia.
Zgodnie z art. 284 a § 1 Op kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu kontrolowanemu legitymacji służbowej, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Wszczęcie kontroli

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje poprzez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. W razie niemożności wszczęcia kontroli z powodu nieobecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, kontrolujący pisemnie wzywa wyżej wymienionych do stawienia się w siedzibie organu podatkowego.
 

Co musi zawierać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?
 

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

• oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;
• wskazanie podstawy prawnej;
• imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
• numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);
• oznaczenie kontrolowanego;
• określenie zakresu kontroli;
• datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu;
• informację o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych.

Upoważnienie, które nie spełnia ww. wymogów nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Dlaczego warto znać zakres kontroli?

Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.
Dowody zebrane przez organ podatkowy w trakcie kontroli, której zakres jest niezgodny z upoważnieniem tracą swoją moc dowodową.

Kto może reprezentować kontrolowanego?

• Pełnomocnik ogólny
• Pełnomocnik szczególny
• Pełnomocnik na wypadek nieobecności
• Reprezentant kontrolowanego (dotyczy osób prawnych, lub jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej)

W przypadku kontroli prowadzonej wobec spółki, która została rozwiązana w jej trakcie, kontrola podatkowa prowadzona jest wobec byłych wspólników tej spółki, przez organ podatkowy który wszczął kontrolę podatkową wobec spółki.

Miejsce przeprowadzenia czynności kontrolnych

Czynności kontrolne prowadzone są:

• w siedzibie kontrolowanego,
• w innym miejscu przechowywania dokumentacji,
• w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia,
• w siedzibie organu podatkowego (za zgodą kontrolowanego), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Prawa i obowiązki kontrolowanego

Kontrolowani mogą czynić wszystko, co nie jest zabronione przepisami prawa, zaś działania organów podatkowych muszą opierać się na konkretnych przepisach prawa.
Obowiązkiem kontrolowanego jest zapewnienie kontrolującym warunków do pracy oraz dostępu do dokumentacji dotyczącej przedmiotu kontroli. Dokumentację sporządzoną w języku obcym kontrolowany ma obowiązek przetłumaczyć na język polski. Kontrolujący mają prawo poruszać się po terenie przedsiębiorstwa, zabezpieczać zebrane dowody, przesłuchiwać kontrolowanego oraz świadków, zasięgania opinii biegłych.
Kontrolujący może w razie uzasadnionej potrzeby wezwać organ Policji, Straży Granicznej lub Straży Miejskiej (gminnej), jeżeli trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych.

Jak długo trwa kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w terminie wskazanym w upoważnieniu, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić na piśmie kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia. Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

Zasada jednej kontroli

Nie można podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy.
Wyjątki: zasadność zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu.
Ograniczenie dotyczy kontroli podatkowych a nie postępowań podatkowych i kontroli celno-skarbowych.

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;

małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;

średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;

pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Zgodnie z przyjętym orzecznictwem sądowym, do czasu trwania kontroli podatkowej przedsiębiorców należy zaliczać czas faktycznie dokonanych czynności kontrolnych.
Czas trwania kontroli liczony jest w dniach roboczych. Sobota nie jest dniem roboczym.

Protokół kontroli

Przebieg kontroli, kontrolujący dokumentuje w protokole. Stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych.
Protokół kontroli opisuje postępowanie kontrolne, wskazuje co i na podstawie jakich dowodów zostało ustalone.
Protokół kontroli kończy ocena prawna sprawy oraz pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji.

Elementy protokołu kontroli

• wskazanie kontrolowanego,
• wskazanie osób kontrolujących,
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli,
• określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,
• opis dokonanych ustaleń faktycznych,
• dokumentacja dotyczącą przeprowadzonych dowodów,
• ocena prawna sprawy będącej przedmiotem kontroli,
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji,
• pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej (dotyczy kontroli podatkowej w której ujawniono nieprawidłowości).
   

Protokół z kontroli sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz kontrolujący doręcza kontrolowanemu, z wyłączeniem załączonych do protokołu kontroli fotokopii, odpisów i wydruków z akt, ksiąg oraz innych, dokumentów udostępnionych przez kontrolowanego, które zostały zwrócone przez kontrolującego, czyniąc o tym wzmiankę w protokole kontroli.

Kontrola podatkowa zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli.

Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.

Korekta deklaracji

Korekta deklaracji w czasie trwania kontroli podatkowej jest nieskuteczna. Można ją złożyć przed wszczęciem kontroli jak i po jej zakończeniu - chyba że zostało już wszczęte postępowanie podatkowe.

Korzyści dla podatnika wynikające ze złożenia deklaracji po kontroli podatkowej

Wyłączenie odpowiedzialności karnej skarbowej

Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca czynu zabronionego dotyczącego złożenia deklaracji lub przesłania księgi, jeżeli po jego popełnieniu została złożona organowi podatkowemu prawnie skuteczna korekta deklaracji lub księgi dotycząca obowiązku, którego nieprawidłowe wykonanie stanowi ten czyn zabroniony.
(art. 16a Kodeksu karnego skarbowego)

Odsetki za zwłokę podlegają zapłacie w normalnej wysokości.

Organ podatkowy w przypadku zaniżenia zobowiązania podatkowego, zawyżenia kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku ujawnionych przez organ podatkowy w toku kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego stosuje podwyższoną stawkę odsetek za zwłokę. (art. 56b Op)

Złożenie korekty deklaracji po kontroli uwzględniającej wszystkie ustalenia pokontrolne uniemożliwia wszczęcie postępowania podatkowego.

Zamyka też drogę do kwestionowania ustaleń kontroli.

Korekta deklaracji po kontroli nie wyłącza możliwości złożenia kolejnej deklaracji w której podatnik zakwestionuje ustalenia kontroli.

Postępowanie podatkowe

W przypadku ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez kontrolowanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz niezłożenia przez podatnika deklaracji lub niedokonania przez niego korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.
Wynika to z art. 165b Ordynacji podatkowej.
Postępowanie podatkowe może być wszczęte także po upływie 6 miesięcy od zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli:

• podatnik dokona ponownej korekty deklaracji, w której nie zostaną uwzględnione nieprawidłowości ujawnione w kontroli podatkowej;
• organ podatkowy otrzyma informacje od organów podatkowych lub od innych organów, uzasadniające wszczęcie postępowania podatkowego.

Więcej o postępowaniu podatkowym piszemy..

Zła wiadomość na koniec:

Przedawnienie prawa do wszczęcia postępowania podatkowego nie następuje w przypadku, gdy w kontroli podatkowej nie ujawniono nieprawidłowości. Przepisy w tym zakresie nie przewidują żadnych ograniczeń - co do zasady organ podatkowy może wszcząć postępowanie podatkowe.

Masz kłopot z postępowaniem podatkowym?

Napisz do nas na kontakt@egzekutywni.pl

Bezpiecznej egzekucji życzy zespół egzekutywni.pl

Kontakt z autorem: +48 794 960 221

Może to Cię zainteresuje?

Czy wiesz, że...

Korekta deklaracji po kontroli nie wyłącza możliwości złożenia kolejnej deklaracji w której podatnik zakwestionuje ustalenia kontroli.

Czynności sprawdzające nie służą do załatwiania kwestii spornych pomiędzy podatnikiem składającym deklarację a organem podatkowym.

Idealna procedura: Deklaracja podatkowa - czynności sprawdzające – kontrola podatkowa - postępowanie podatkowe.

© Copyright by egzekutywni.pl

Serwis informacyjny z zakresu egzekucji administracyjnej. Publikacje nie mogą być traktowane jako czynności doradztwa podatkowego.